Drei Risiken bei VDP-Aufträgen: variable Chargen, veränderte Verpackungs规格 und abweichende Lieferadressen – was Druckereien beim ersten VDP-Auftrag unterschätzen

Im Jahr 2023 nahmen wir einen VDP-Auftrag über 30000 Karten an. Der Kunde war eine Apothekenkette, die Mitgliedskarten mit einer individuellen Kartennummer und einem individuellen Namen auf jeder Karte benötigte. Bei der Kalkulation haben wir den Stückpreis auf Grundlage von 30000 Karten berechnet, und der Kunde war damit sehr zufrieden.

Nach dem Druck zeigte sich jedoch, dass die tatsächliche Kostenstruktur völlig anders war als bei 30000 identischen Karten.

Bei 30000 Karten wäre eine Layoutplanung für 30000 Datenzeilen geradezu absurd gewesen. Der Umfang der Layoutarbeit hätte sich nach 30000 Karten bemessen und wäre völlig unangemessen gewesen. Der Name jedes Mitglieds hat eine andere Länge: Eine vier Zeichen lange Bezeichnung benötigt einen anderen Platz als ein Name mit zwei Zeichen. Auch die Kartennummer kann führende Nullen enthalten oder nicht. Das Layoutprogramm muss den Platz für das längste Feld reservieren und anschließend jeden Datensatz einzeln einfügen. Unsere Gestaltungsspezialisten benötigten dafür 3 Tage.

Noch aufwendiger war die Warenannahme. Der Kunde verlangte eine Versendung nach Apothekenregionen, insgesamt also 86 Versandziele. Schließlich verpackten wir die Karten in 86 Pakete und versiegelten jedes mit einem separaten Versandetikett. Diese 86 Pakete beanspruchten fast einen gesamten Nachmittag an Lagerpersonal.

Die zusätzlichen Kosten wurden anschließend auf den Stückpreis umgelegt, der sich um 0.15 Yuan je Karte erhöhte. Der Kunde erhob keine Einwände, da wir die Kosten vorab erläutert hatten. Ohne diese vorherige Erklärung wären die 0.15 Yuan jedoch als willkürlicher Aufschlag des Druckhauses erschienen.

Das erste Risiko: Variable Daten zerlegen das Konzept der Charge

Die traditionelle Druckkalkulation basiert auf Chargengrößen: Stückpreis = (Kosten für die Druckform + Stückpreis × Menge) / Menge. Je größer die Menge, desto niedriger ist der Stückpreis, weil sich die Formkosten auf mehr Exemplare verteilen.

VDP durchbricht diese Logik. Bei variablem Datendruck gibt es keine Formkosten, die auf eine große Menge verteilt werden, da überhaupt keine festen Druckformen hergestellt werden. Jede Ausgabe wird direkt durch die Daten gesteuert. Die Chargengröße bleibt dennoch wichtig, weil sie die Effizienz der Datenverarbeitung bestimmt.

Die konkreten Unterschiede liegen darin, ob die Daten in einem gemeinsamen oder in mehreren unterschiedlichen Datenbeständen vorliegen.

Wenn 30000 Datensätze aus einer einzigen Datendatei stammen, können sie gesammelt verarbeitet werden. Die Bearbeitung ist effizient.

Wenn 30000 Datensätze aus 30 unterschiedlichen Excel-Dateien stammen und jede Datei ein anderes Format besitzt, sinkt die Verarbeitungseffizienz erheblich und zugleich steigt das Fehlerrisiko.

Wenn 30000 Datensätze in 5 Chargen jeweils im Abstand einer Woche eintreffen, handelt es sich nicht mehr um einen einmaligen Auftrag, sondern um 5 kleine Lose mit jeweils eigener Produktionsplanung und eigener Lieferung.

Bei einem VDP-Auftrag muss daher zuerst geklärt werden, woher die Daten stammen, wann sie vollständig vorliegen und ob sie auf einmal oder in mehreren Etappen bereitgestellt werden. Ohne diese Klärung beruht jede anschließende Kalkulation auf unvollständigen Grundlagen.

Das zweite Risiko: Variable Felder verändern die Verpackungsanforderungen

Dieses Risiko besteht bereits in der Gestaltungsphase, wird jedoch häufig erst während der Produktion sichtbar.

Ein konkreter Fall zeigt die Problematik: Ein Kunde benötigte Flaschenetiketten mit einer eindeutigen 8-stelligen Nummer. In der Gestaltung war für die Nummer eine feste Position vorgesehen. Eine Nummer wie 10000456 besitzt zwar dieselbe Breite wie andere Nummern, enthält jedoch auffällige aufeinanderfolgende Nullen. In diesem Beispiel entsteht keine direkte layoutbedingte Abweichung.

Ein anderer Kunde verwendete jedoch eine Nummer, die einen Regionscode und einen Filialcode enthielt, beispielsweise „3201-0087-0042“. Da die Länge der einzelnen Bestandteile je nach Filiale unterschiedlich ist, kann sich die Gesamtbreite zwischen einzelnen Filialen um mehrere Zeichen unterscheiden.

Daraus folgt: Dasselbe Etikett kann je nach Filiale leicht unterschiedliche Layoutpositionen aufweisen. Die Kundenvorlage ist normalerweise für die längste Variante ausgelegt, sodass bei kürzeren Varianten eine freie Stelle bleibt.

Noch anspruchsvoller sind Fälle, bei denen längere Textfelder entsprechend der jeweiligen Namenslänge ausgerichtet werden müssen. Solche Anforderungen treten bei personenbezogenen Angaben häufig auf.

Vor der Annahme eines VDP-Auftrags muss daher unbedingt eine Prüfung der Extremwerte für alle Felder durchgeführt werden: Dafür werden jeweils Beispiele für die längste, die kürzeste und eine Variante mit Sonderzeichen oder gemischter Zeichenbreite verwendet. Das Layout wird mit diesen Daten tatsächlich erzeugt und die Position visuell geprüft. Diese Prüfung benötigt nur einen halben Tag, kann jedoch die Nacharbeit für Tausende fehlerhafter Produkte verhindern.

Das dritte Risiko: Lagerung und Umverpackung gelten als „Kleinigkeit“, können aber teuer werden

Das Ergebnis eines VDP-Auftrags besteht nicht aus „einer Charge identischer Produkte“, sondern aus „mehreren unterschiedlichen Varianten“. Für die Lagerung bedeutet dies eine deutlich größere Herausforderung als der eigentliche Druck.

Drei Kostenpunkte sind besonders typisch.

Erstens: uneinheitliche Verpackungsanforderungen. Wenn sich die Abmessungen einzelner Varianten auch nur geringfügig unterscheiden, können sie nicht gemeinsam in einem Umkarton verpackt werden. Wenn 30000 Karten auf 12 Varianten verteilt sind, können bis zu 12 unterschiedliche Verpackungslösungen oder sogar 12 Umkartons erforderlich werden.

Zweitens: Personalaufwand für Umverpackung und Etikettierung. Im Fall mit 86 Paketen benötigte das Lagerpersonal allein für das Anbringen der Etiketten und die Prüfung der Filialnummern einen halben Tag. Bei 800 Filialen würde sich dieser Aufwand erheblich vervielfachen.

Drittens: die Komplexität der Qualitätsprüfung. Bei statischen Karten genügt üblicherweise eine Stichprobe von 100 Exemplaren. Bei VDP muss jedoch jede Variante auf Richtigkeit geprüft werden. Wenn 12 Varianten existieren, muss der Stichprobenplan neu entworfen werden. Kunden verlangen in der Regel zudem, dass jede Variante berücksichtigt wird.

Bei der Angebotserstellung legen wir deshalb die Anzahl der Varianten und die Anzahl der Lieferadressen als unabhängige Kalkulationsgrößen fest, statt sie im Stückpreis zu verstecken. So erkennt der Kunde klar: 800 zusätzliche Lieferadressen stellen selbst eine eigenständige Kostenposition dar. Viele Kunden reduzieren daraufhin die Anzahl der Adressen oder akzeptieren eine getrennte Lieferung je Filiale.

Einseitige Checkliste zur Angebotsanfrage für VDP-Aufträge

Mit dieser Liste als Grundlage für die Anfrage beim Kunden konnte unsere Nacharbeitsquote deutlich gesenkt werden:

1. Anzahl der Varianten: Wie viele unterschiedliche variable Kombinationen gibt es insgesamt? Gefragt ist nicht die Gesamtzahl, sondern die Anzahl der Varianten.
2. Datenquelle: Stellt der Kunde die Daten einmalig oder in mehreren Etappen bereit? In welchem Format? Ist es möglich, dass einzelne Feldbreiten voneinander abweichen?
3. Zeitpunkt der Datenbereitstellung: Können die vollständigen Daten vor Auftragserteilung vorliegen? Ist eine schrittweise Bereitstellung akzeptabel, wenn die Daten zunächst nicht vollständig sind?
4. Anzahl der Lieferadressen: Wie viele Versandstellen gibt es? Soll nach Adressen getrennt verpackt werden?
5. Verpackungsart: Mischverpackung oder getrennte Verpackung? Kann der Kunde gebündelte Verpackungen akzeptieren?
6. Qualitätsprüfung je Variante: Soll jede Variante geprüft werden, oder genügt eine Stichprobe?
7. Anforderungen an die Datensicherheit: Müssen die Kundendaten nach der Verwendung gelöscht werden? Sollen Kopien beim Druckhaus verbleiben?

Punkt 7 wird häufig übersehen. Variable Daten wie Namen, Adressen und Telefonnummern gelten als personenbezogene Daten. Wenn ein Druckhaus die Daten nicht sorgfältig verwaltet, entstehen Risiken im Hinblick auf den Datenschutz. Unsere aktuelle Vorgehensweise lautet: Die vom Kunden bereitgestellten originalen Datendateien werden nach Abschluss des Auftrags entsprechend der Vereinbarung gelöscht. Falls eine Kopie benötigt wird, stellt der Kunde die Daten erneut bereit. Dieser Punkt gehört in den Vertrag. Ohne ausdrückliche Regelung übernimmt das Druckhaus standardmäßig das entsprechende Risiko.

Vertiefende Informationen

VDP ist nur eine Form des Digitaldrucks. Für die Produktionsplanung und das Datenmanagement sind insbesondere folgende Themen relevant:

• Digitaldruck bei kurzen Aufträgen und mehreren SKU: 4 Algorithmen für die Produktionsplanung – Wer variable Varianten wie SKU verwaltet, greift auf dieselben zugrunde liegenden Probleme zurück.
• Tatsächliche Daten zu 6 Methoden der Verpackungsprüfung – Hinweise zur Gestaltung eines Qualitätsprüfplans für variable Varianten.
• Der tatsächliche Wert des Digitaldrucks für Kleinverpackungen – Warum VDP erst ab einer bestimmten Menge wirtschaftlich sinnvoll ist.
• Tatsächliche Schwächen von Digitaldruck bei wasserbeständiger Tinte: 3 zentrale Punkte – Grenzen bei der Materialauswahl, wenn variable Daten auf Funktionsetiketten verwendet werden.