Die unverständlichen Posten auf einem Verpackungsangebot: Rüstkosten, Mehrmenge und Ausschussquote — wessen Risiko decken sie?
💡 💡 Auf einen Blick
Erklärt Kostenherkunft und Risikoverteilung hinter Rüstkosten, Mehrmenge, Ausschuss und Werkzeugkosten auf Verpackungsangeboten und zeigt, wie mehrere Angebote vergleichbar gemacht werden.
Im vergangenen Jahr kam eine junge Einkäuferin einer Haushaltspflegemarke mit drei Angeboten zu mir und sagte, sie könne sie unmöglich vergleichen. A hatte den niedrigsten Stückpreis, darunter aber die Zeile „Rüstkosten separat"; B lag zehn Cent höher, wies Platten und Rüsten jedoch als enthalten aus; C nannte schlicht eine Gesamtsumme. Ihre Frage lautete: Welches der drei ist nun günstiger?
Eine gute Frage, denn es ist keine Rechenaufgabe. Diese Begriffe auf einem Verpackungsangebot verteilen im Kern Risiken: Wer trägt die fixen Kosten des Maschinenanlaufs, wer die Mengenschwankung, wer den Ausschuss? Diese drei Dinge zu verstehen bringt mehr, als über die zweite Nachkommastelle zu streiten.
Rüstkosten: Bezahlung für den unsicheren Anfang
Wechselt eine Offsetmaschine vom vorherigen Auftrag auf Ihren, müssen Walzen gewaschen, Platten gewechselt, Farbe und Wasser eingestellt und der Passer gefahren werden. In dieser Zeit läuft die Maschine, arbeiten Menschen und wird Papier verbraucht, doch es entsteht kein einziger verkaufsfähiger Bogen. Diese Kosten sind bei 3.000 wie bei 30.000 Schachteln gleich hoch — sie sind fix. Die Rüstkostenposition weist sie gesondert aus.
Die Logik ist damit klar: Je kleiner die Auflage, desto mehr Rüstkosten trägt jede einzelne Schachtel. Deshalb kann derselbe Karton bei 3.000 Stück mehr als doppelt so teuer sein wie bei 30.000. Viele Einkäufer halten das für eine Benachteiligung kleiner Aufträge; tatsächlich wirkt schlicht der fixe Kostenblock.
Lassen sich Rüstkosten verhandeln? Das hängt ab. Bei Standardformat, Standardkarton und Vierfarbdruck, der sich mit anderen Aufträgen sammeln lässt, gibt es echten Spielraum, weil die Rüstkosten auf mehrere Aufträge verteilt werden. Bei zwei Sonderfarben, Sonderpapier und einem eigenen Maschinenlauf kehrt jede Kürzung an anderer Stelle zurück — meist über die Ausschussquote oder über die Grammatur des Kartons.
Mehrmenge: der Posten, bei dem man am leichtesten verliert
Die Mehrmenge ist die über die Planmenge hinaus eingesetzte Menge, um die Liefermenge sicherzustellen. Die Branche unterscheidet Druckmehrmenge und Weiterverarbeitungsmehrmenge: erstere ist Makulatur beim Rüsten und Fortdruck, letztere der Verlust beim Stanzen, Prägen, Kaschieren und Formen.
Entscheidend ist die Vertragsformulierung, und es gibt zwei sehr unterschiedliche Varianten. Die eine lautet „Abrechnung nach tatsächlich gelieferter Menge, ±3% Mehr- oder Mindermenge zulässig": Es können 9.700 oder 10.300 Stück geliefert und abgerechnet werden, das Risiko liegt überwiegend beim Besteller, der die Mehrmenge bezahlt oder eine Mindermenge selbst auffangen muss. Die andere lautet „Lieferung von mindestens 10.000 Stück garantiert, Mehrmenge nicht berechnet": Hier liegt das Risiko beim Lieferanten, der die erwartete Mehrmenge in den Stückpreis einrechnet.
Keine Variante ist grundsätzlich besser, aber man muss wissen, welche man unterschrieben hat. Ein Kunde lernte das teuer: Sein Vertrag erlaubte ±5%, er bestellte 50.000 Aktionsschachteln und erhielt 52.300. Die 2.300 Mehrstück bezahlte er, doch seine Aktion umfasste nur 50.000 Zugaben, und der Rest lag zwei Jahre im Lager. Seither steht in seinen Verträgen ein Satz: Mehrmengen dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Bestätigung abgerechnet werden. Seitdem trat das Problem nicht mehr auf.
Ausschussquote: Sie zeigt, wie sicher der Lieferant seinen Prozess beherrscht
Eine hohe Ausschussquote bedeutet nicht zwangsläufig Übervorteilung; der Auftrag kann wirklich schwierig sein. Wenn sich Arbeitsgänge stapeln, multiplizieren sich die Verluste: 97% gut im Druck, 96% beim Prägen, 98% beim Stanzen, 95% beim Kaschieren ergibt insgesamt keine 87%. Mehr und feinere Arbeitsgänge bedeuten höheren Ausschuss — das ist Physik.
Steht also im Angebot für eine Stülpschachtel eine Ausschussquote von 12%, sollte man nicht sofort kürzen, sondern fragen: Welche Arbeitsgänge machen den Hauptteil aus? Ein ehrlicher Lieferant erklärt etwa, dass die Prägefläche groß ist und nahe an einer Rille liegt und der Verlust vor allem dort entsteht — worauf man fragen kann, ob die Gestaltung die Position verschieben kann. Dieses Gespräch spart tatsächlich Geld; reines Feilschen nicht.
Umgekehrt ist ein aufwendiger Auftrag mit auffällig niedriger Ausschussquote ein Warnsignal. Entweder fehlt die Erfahrung und es folgt eine Nachforderung mitten im Auftrag, oder man beabsichtigt, über eine Absenkung des Qualitätsmaßstabs zu liefern — leicht abweichende Farben oder Passer werden dann als Gutstück ausgeliefert.
Platten- und Werkzeugkosten: einmalig oder wiederkehrend?
Plattenkosten betreffen die CTP-Ausgabe, berechnet nach Farbanzahl und Format; vier Farben bedeuten vier Platten. Werkzeugkosten betreffen die Stanzform, abhängig von Komplexität und Größe. Beides ist einmalig, doch zwei Details gehören in den Vertrag.
Erstens: Werden sie bei Nachbestellungen erneut berechnet? CTP-Platten sind Verbrauchsmaterial und nach dem Lauf praktisch verbraucht, eine erneute Ausgabe ist also sachgerecht; die Stanzform ist wiederverwendbar, weshalb bei Nachbestellungen höchstens Lager- oder Instandsetzungskosten anfallen sollten. Manche Lieferanten berechnen bei jeder Nachbestellung das volle Werkzeug — das gehört vorab geklärt.
Zweitens: Wem gehört das Werkzeug? Wer die Stanzform bezahlt hat, sollte Eigentum und Verbleib schriftlich geregelt haben. Kann man die Form bei einem Lieferantenwechsel mitnehmen? In der Regel gehört vom Kunden bezahltes Werkzeug dem Kunden, ohne Formulierung steht man jedoch vor dem Satz „Die Form lagert bei uns, die Herausgabe kostet extra".
Wie man mehrere Angebote auf eine Linie bringt
Ich empfehle eine unelegante, aber wirksame Methode: Alle Lieferanten nach derselben Vorlage anbieten lassen, mit sechs Positionen — Stückpreis, Rüstkosten, Plattenkosten, Werkzeugkosten, Ausschuss- bzw. Mehrmengenregelung sowie Fracht und Verpackungsart — und anschließend selbst den Gesamtpreis frei Lager geteilt durch die tatsächlich nutzbare Menge berechnen. Nutzbar, nicht geliefert: Wenn die Mehrmengenregelung dazu führt, dass Sie Ware erhalten, die Sie nicht brauchen, ist diese abzuziehen.
Häufig übersehen werden Umkartons und Paletten. Manche Angebote enthalten Standardumkartons, andere kalkulieren unverpackt, und die Lagerarbeit für ein Umpacken nach Wareneingang rechnet niemand.
Die Einkäuferin fragte mit dieser Tabelle erneut an, und das Ergebnis widersprach ihrem ersten Eindruck: Lieferant A mit dem niedrigsten Stückpreis war wegen Rüstkosten und Mehrmengenregelung beim Gesamtpreis frei Lager der teuerste. Sie sagte: „Das Problem war also nicht, dass sie unklar angeboten haben, sondern dass ich die ganze Zeit das Falsche verglichen habe."
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Häufige Fragen
Sind Rüstkosten verhandelbar?
Das hängt vom Auftrag ab. Standardformat, Standardkarton, Vierfarbdruck und Aufträge, die sich mit anderen sammeln lassen, teilen sich die Rüstkosten, hier gibt es Spielraum. Bei Sonderfarben, Sonderpapieren oder einem eigenen Maschinenlauf kehrt eine Kürzung meist über Ausschussquote, Grammatur oder Verarbeitungsstandards zurück. Statt den Preis zu drücken, lohnt die Frage, ob sich die Spezifikation so anpassen lässt, dass der Auftrag mitlaufen kann.
Was ist der Unterschied zwischen ±3% Mehr-/Mindermenge und einer garantierten Mindestmenge?
Bei der ersten Variante wird nach tatsächlicher Liefermenge abgerechnet, das Mengenrisiko liegt beim Besteller. Bei der zweiten garantiert der Lieferant eine Untergrenze, Mehrmengen bleiben meist unberechnet, dafür ist die erwartete Mehrmenge im Stückpreis enthalten. Keine ist grundsätzlich besser; entscheidend ist zu wissen, was man unterschrieben hat, und zu vereinbaren, dass Mehrmengen nur nach schriftlicher Bestätigung abgerechnet werden.
Ist eine Ausschussquote über 10% zu hoch?
Nicht zwangsläufig. Mehrere Arbeitsgänge multiplizieren die Verluste, sodass Stülpschachteln, große Prägeflächen und komplexe Stanzungen naturgemäß höheren Ausschuss haben. Wichtiger ist die Aufschlüsselung: Welche Arbeitsgänge dominieren, und lässt sich durch Gestaltung (etwa Prägung weiter weg von der Rille) etwas senken? Umgekehrt ist eine auffällig niedrige Quote bei aufwendigen Aufträgen ein Hinweis auf spätere Nachforderungen oder gesenkte Abnahmemaßstäbe.
Fallen Werkzeugkosten bei Nachbestellungen erneut an?
In der Regel nicht in voller Höhe. CTP-Platten sind Verbrauchsmaterial, eine erneute Ausgabe ist sachgerecht; die Stanzform ist wiederverwendbar, sodass höchstens Lager- oder Instandsetzungskosten anfallen sollten. Halten Sie im Erstvertrag fest, dass bezahlte Werkzeuge dem Zahlenden gehören, dass Nachbestellungen keine neuen Werkzeugkosten auslösen und dass die Form bei Lieferantenwechsel herausgegeben wird.
Wie vergleicht man mehrere Angebote auf derselben Grundlage?
Einheitliche Vorlage mit sechs Positionen verlangen: Stückpreis, Rüstkosten, Plattenkosten, Werkzeugkosten, Ausschuss-/Mehrmengenregelung sowie Fracht und Umverpackung. Anschließend Gesamtpreis frei Lager geteilt durch die nutzbare Menge berechnen, nicht nutzbare Mehrmengen abziehen und prüfen, ob Standardumkartons und Paletten enthalten sind, um verstecktes Umpacken zu vermeiden.
Sollte man Lieferanten ausschließen, die nur eine Pauschalsumme nennen?
Nicht automatisch, aber fordern Sie eine Aufschlüsselung. Eine Pauschale lässt sich bei Änderungen von Menge, Spezifikation oder Prozess nicht umrechnen, was bei Änderungen zu Streit führt. Erklären Sie, dass es um spätere Änderungen geht und nicht um Preisdruck. Lieferanten, die aufschlüsseln können, kennen ihre Kostenstruktur meist besser und arbeiten kooperativer.
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