ISO 45001 Managementsystem für Arbeits- und Gesundheitsschutz: 3 reale Grenzen bei Gefährdungsbeurteilung, Mitarbeiterbeteiligung sowie Beschaffung und Outsourcing – Was Druckereien vor einem Kundenaudit vorbereiten sollten
💡 💡 Auf einen Blick
ISO 45001:2018 ist eine internationale Norm für Managementsysteme im Arbeits- und Gesundheitsschutz, die in China als GB/T 45001—2020 übernommen wurde, GB/T 28001/28002 ersetzt und OHSAS 18001 ablöste. Es gibt drei zentrale Grenzen bei der Umsetzung. Erstens reicht es nicht, lediglich eine Liste mechanischer Verletzungen zu erstellen: Normabschnitt 6.1.2.1 verlangt einen fortlaufenden und proaktiven Prozess zur Gefährdungsbeurteilung, der vier Bereiche abdeckt: die Arbeitsorganisation einschließlich sozialer Faktoren wie Arbeitsbelastung, Arbeitszeit, Belästigung, Mobbing, Führungsverhalten und Unternehmenskultur; regelmäßige und unregelmäßige Tätigkeiten und Zustände einschließlich Infrastruktur, Ausrüstung, Rohstoffen, Materialien, physischer Arbeitsumgebung, Produkt- und Dienstleistungslebenszyklus, personenbezogener Faktoren und Arbeitsausführung; frühere relevante Ereignisse einschließlich Notfällen und deren Ursachen; potenzielle Notfälle. Druckereien benötigen eine zonenbezogene Gefährdungstabelle, Nachweise unregelmäßiger Tätigkeiten und abgeschlossene Aufzeichnungen zu historischen Ereignissen, einschließlich Vorfällen, die nicht als Arbeitsunfälle eingestuft wurden. Zweitens sind consultation und Beteiligung der Beschäftigten verbindlich: Die Version von 2018 verstärkt diese Anforderung gegenüber OHSAS 18001 ausdrücklich. Bewährte Nachweise sind konkrete Beteiligungsaufzeichnungen, Belege interner Kommunikation und dokumentierte Verbesserungszyklen unter Mitarbeiterbeteiligung. Die Norm ist bei dokumentierten Informationen flexibel, sodass echte Aufzeichnungen wichtiger sind als ein ansprechend gestalteter Dokumentationsbestand. Drittens werden Beschaffung, Auftragnehmer und Outsourcing eigenständig geregelt. Da Druckereien regelmäßig Kaschieren, Heißprägen, Stanzen, externe Weiterverarbeitung und Papierformatierung vergeben, müssen Outsourcing-Verträge mindestens Qualifikation und Arbeits- und Gesundheitsschutzstatus, Zutritts- und Arbeitsbedingungen sowie die Rückführung von Informationen über Unfälle und schwerwiegende Gefährdungen regeln. Vor einem Kundenaudit sollten zuerst das Register zur Gefährdungsbeurteilung und Risikobewertung, Nachweise der Mitarbeiterbeteiligung sowie Unterlagen zur Beschaffungs-, Auftragnehmer- und Outsourcing-Steuerung vorbereitet werden.
Im September 2026 teilte uns ein exportorientierter Elektronikmarktkunde mit, dass seine Audit-Checkliste um einen neuen Punkt ergänzt worden war: „Bitte legen Sie das Zertifikat für ein Managementsystem für Arbeits- und Gesundheitsschutz vor.“
Der Vertrieb kam mit dieser Checkliste zu uns und fragte: „Wir haben dieses Zertifikat nicht. Können wir den Auftrag trotzdem annehmen?“
Wir fragten: „Haben Sie bereits ISO 14001?“
Der Vertrieb antwortete: „Ja, das Zertifikat wurde letztes Jahr erneuert.“
Wir sagten: „Dann ist die Ausgangslage gut. ISO 45001 und ISO 14001 beruhen auf derselben Struktur, verwenden dieselbe PDCA-Logik und dieselbe Dokumentenarchitektur. Wir ergänzen unser bestehendes System gezielt und bauen so viel auf, wie sinnvoll ist.“
Dieser Kunde ist nicht typisch. Häufiger verlangen Kunden nicht ausdrücklich ein ISO 45001-Zertifikat, sondern bitten lediglich um „einen Nachweis über den Arbeits- und Gesundheitsschutz in der Produktion“ oder darum, dass ihre Auditoren die „Unfallberichte“ einsehen können. Beide Formulierungen beziehen sich auf denselben Sachverhalt; lediglich die Auditintensität unterscheidet sich.
ISO 45001:2018 ist eine internationale Norm, die in China als GB/T 45001—2020 gleichlautend übernommen wurde und GB/T 28001-2011 sowie GB/T 28002-2011 ersetzt. Sie löst das britische OHSAS 18001 ab und folgt wie ISO 9001 und ISO 14001 dem PDCA-Modell. Dieser Beitrag behandelt drei reale Grenzen und zeigt, welche drei Unterlagen eine Druckerei vor einem Kundenaudit zuerst bereithalten sollte.
Erste Grenze: Die Gefährdungsbeurteilung ist mehr als eine Liste mit „mechanischen Verletzungen“
Normabschnitt 6.1.2.1 verlangt, dass Organisationen einen Prozess für die fortlaufende und proaktive Ermittlung von Gefährdungen einführen, umsetzen und aufrechterhalten. Dieser Prozess muss vier Bereiche berücksichtigen.
Erstens die Arbeitsorganisation, einschließlich sozialer Faktoren wie Arbeitsbelastung, Arbeitszeit, Belästigung und Mobbing sowie Führungsverhalten und Unternehmenskultur. Zweitens regelmäßige und unregelmäßige Tätigkeiten und Zustände, darunter die physische Umgebung von Infrastruktur, Anlagen, Rohstoffen, Materialien und Arbeitsstätten; die Auslegung, Forschung, Entwicklung, Prüfung, Produktion, Montage, Errichtung, Lieferung, Wartung oder Entsorgung von Produkten und Dienstleistungen; personenbezogene Faktoren sowie die Ausführung der Arbeit. Drittens früher innerhalb oder außerhalb der Organisation eingetretene relevante Ereignisse einschließlich Notfällen und deren Ursachen. Viertens potenzielle Notfälle.
Wenn Kunden nachfragen, zeigt dieser Bereich am deutlichesten, ob das Managementsystem tatsächlich funktioniert.
Der Kunde fragt: „Welche Gefährdungen gibt es in Ihrer Produktion?“
Eine Antwort wie „Vor allem mechanische Verletzungen durch Druckmaschinen, Stanzmaschinen und Klebemaschinen sowie Lösungsmitteldämpfe“ ist zwar nicht falsch, deckt jedoch nur einen kleinen Teil der vier Bereiche ab. Die Norm verlangt ein fortlaufendes und proaktives Vorgehen. Fortlaufend bedeutet, dass der Prozess als regelmäßiger Bestandteil des Managementsystems läuft und nicht erst im Jahr vor dem Audit durchgeführt wird. Proaktiv bedeutet, dass nicht erst ein Unfall Anlass für die Analyse ist.
Druckereien sollten daher drei konkrete Nachweise vorlegen können: eine zonenbezogene Gefährdungstabelle für Maschinen, Lösungsmittelraum, Weiterverarbeitung, Lager und Abfallbereich; ein Verzeichnis unregelmäßiger Tätigkeiten, etwa Stillstand während der Wartung, Farbwechsel beim Einfarben, Werkzeugwechsel in der Stanzung, Fahrzeugverkehr in der Halle oder feuchte Schaltschränke während der Regenzeit; sowie eine Nachweisdokumentation zur abgeschlossenen Bearbeitung historischer Ereignisse, einschließlich kleinerer Vorfälle aus Kundenbeschwerden, die nicht als Arbeitsunfälle eingestuft wurden.
Den letzten Punkt betonen wir besonders. In vielen Druckereien enthalten die Unfallregister keine Einträge, weil keine „anerkannten Arbeitsunfälle“ occurred sind, nicht weil keine Ereignisse stattgefunden hätten. Spritzer von Druckfarbe ins Auge, Schnittverletzungen beim Werkzeugwechsel und Hitzeschlagverletzungen, die eine Klinikbesuchung erforderten, erscheinen dann nicht im Unfallregister. Auditoren können jedoch auf Belegstellen für Heiligenkosten, Mitarbeiterinterviews oder andere Dokumentation stoßen. Wer auch solche Ereignisse in das Ereignismanagement aufnimmt, setzt das Proaktive in der Gefährdungsbeurteilung praktisch um.
Zweite Grenze: Consultation und Beteiligung der Beschäftigten sind verbindlich
Eine deutliche Änderung von GB/T 45001—2020 gegenüber der Vorgängerversion besteht in der Hervorhebung der consultation und Beteiligung der Beschäftigten. Die Norm ISO 45001 von 2018 formuliert diese Anforderung deutlich und verstärkt sie damit gegenüber OHSAS 18001.
Die Norm greift den Punkt an mehreren Stellen auf. Im Abschnitt zur fortlaufenden Verbesserung wird ausdrücklich verlangt, die Beteiligung der Beschäftigten an Maßnahmen zur fortlaufenden Verbesserung des Managementsystems für Arbeits- und Gesundheitsschutz zu fördern. Auch in den Prozessen zu Kompetenz und Bewusstsein, Kommunikation sowie Ereignismanagement besteht eine entsprechende Beteiligungsanforderung.
Bei einem Kundenaudit stellen Auditoren am häufigsten die Frage: „Wer ist Ihre Mitarbeitervertretung, und wie beteiligt sie sich am Betrieb des Managementsystems?“
Diese Frage ist deshalb schwierig zu beantworten, weil in vielen Druckereien der Sicherheitsbeauftragte das Register führt, der Vorgesetzte es unterschreibt und sämtliche Unterlagen vollständig sind. Die Rolle der Mitarbeitervertretung ist jedoch im Organigramm nicht erkennbar oder wird lediglich nebenamtlich vom Sicherheitsbeauftragten wahrgenommen. Die Norm verlangt sowohl Consultation als auch Beteiligung, und beide müssen auf allen Organisationsebenen nachvollziehbar sein.
Unsere Empfehlung an Kunden lautet, drei Nachweise vorzubereiten: eine konkrete Aufzeichnung von Consultation und Beteiligung, etwa ein Umbaukonzept für eine Halle, bei dem die Meinungen der Schichtarbeiter eingeholt wurden, sowie die Angabe, welcher Vorschlag übernommen wurde; einen Beleg für die interne Kommunikation, beispielsweise eine Schichtbesprechung, einen Sicherheitsmonat oder Fotos von Gefährdungsmeldungen, die an der Wand ausgehängt wurden; und einen abgeschlossenen Verbesserungszyklus unter Mitarbeiterbeteiligung, der zeigt, welches Problem gemeldet wurde, wie es bearbeitet wurde und wer die Lösung bestätigt hat.
Der Kunde sagt: „Dabei sind wir tatsächlich noch nicht gut genug aufgestellt.“
Wir antworten: „Beginnen Sie zunächst mit einem konkreten Schritt: Etablieren Sie eine funktionierende Meldung von Gefährdungen. Erfassen Sie monatlich die Zahl der Meldungen, die Anzahl der meldenden Personen und die Zahl der abgeschlossenen Maßnahmen. Nach sechs Monaten verfügen Sie über Nachweise der Beteiligung und können beim Audit belastbare Unterlagen vorlegen.“
Dahinter steht eine pragmatische Überlegung: Ein Managementsystem lässt sich leicht erwerben, doch Auditoren der Zertifizierungsstelle und Auditoren des Kunden haben etwas gemeinsam. Sie vertrauen eher einem System mit erkennbaren Schwächen, das tatsächlich arbeitet, als einer vollständig ausgestatteten Dokumentation, bei der sich bei der ersten Detailfrage eine Lücke zeigt.
Dritte Grenze: Beschaffung, Auftragnehmer und Outsourcing sind eigenständig geregelt – Verantwortung lässt sich nicht mit dem Arbeitsgang auslagern
Ein weiterer detaillierter Aspekt der Version von 2018 betrifft die konkreter formulierten Anforderungen an die Steuerung von Beschaffung, Auftragnehmern und Outsourcing. Zugleich verlangt die Norm in den operativen Steuerungsmaßnahmen, dass Organisationen sicherstellen, dass die Tätigkeiten von Auftragnehmern und externen Dienstleistern den Anforderungen des Managementsystems für Arbeits- und Gesundheitsschutz entsprechen.
Für Druckereien ist diese Anforderung besonders konkret, da dort täglich Arbeitsgänge vergeben werden.
Zu den regelmäßig ausgelagerten Arbeitsgängen gehören Kaschieren, Heißprägen, Stanzen, externe Weiterverarbeitung und sogar das Formatieren und Schneiden von Papier. Diese Arbeiten erbringen wir nicht selbst, doch unsere Mitarbeiter sind in den entsprechenden Umgebungen tätig. Lösungsmittelgerüche in der Heißprägehalle, Lärm in der Stanzung und der Arbeits- und Gesundheitsschutz in externen Betrieben sind reale Risiken.
Der Kunde fragt: „Führen Sie die Heißprägung selbst durch, oder lassen Sie sie extern erledigen?“
Bei externer Vergabe fragt der Kunde als Nächstes sicher: „Wo ist der Nachweis des externen Betriebs über Arbeits- und Gesundheitsschutz?“
Die Beantwortung dieser Frage bereitet Druckereien häufig Schwierigkeiten, weil Outsourcing-Verträge üblicherweise lediglich Stückpreise, Liefertermine, Ausschussquoten und Qualitätsanforderungen regeln. Bestimmungen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz fehlen oft.
Unsere praktische Empfehlung lautet daher: Ein Outsourcing-Vertrag sollte mindestens drei Abschnitte enthalten. Der erste behandelt Qualifikation und aktuellen Status, darunter die Qualifikationsnachweise des Auftragnehmers und dessen eigenes Managementsystem für Arbeits- und Gesundheitsschutz. Der zweite regelt Zutritt zum Standort und Arbeitsbedingungen, einschließlich der Frage, wer Umweltschutz, Arbeitsschutz und Notfallausstattung verantwortet, wenn unsere Mitarbeiter dort arbeiten. Der dritte stellt die Rückführung von Informationen sicher: Bei einem Unfall oder einer schwerwiegenden Gefährdung muss der Auftragnehmer uns innerhalb der vereinbarten Frist informieren und uns Prüfungen gestatten.
Der Kunde fragt: „Erhöhen diese Klauseln die Kosten?“
Wir antworten: „Möglicherweise. Sie kosten jedoch wesentlich weniger als eine andere Möglichkeit. Bei einem Unfall lautet die erste Frage der Untersuchung immer: ‚Wer ist für diesen Arbeitsgang verantwortlich?‘ Ob der Vertrag entsprechende Regelungen enthält, kann bei der Bewertung eines Unfalls den Unterschied zwischen mehreren Millionen und mehreren Hunderttausend Yuan ausmachen.“
Im Übrigen ist die Norm gegenüber der Dokumentation flexibler: Die Anforderungen an dokumentierte Informationen sind weniger starr. Auditoren ziehen daher nicht allein wegen eines fehlenden dicken Handbuchs Punkte ab, wohl aber, wenn keine Aufzeichnungen vorgelegt werden können. Investitionen sollten deshalb in echte Nachweise statt in ansprechend gestaltete Systemdokumente fließen.
Welche drei Unterlagen sind vor einem Kundenaudit zuerst vorzubereiten?
Wenn die Zeit knapp ist und nur drei Unterlagen vorbereitet werden können, sollten es diese sein.
Erstens: das Register zur Gefährdungsbeurteilung und Risikobewertung. Es sollte nach Bereichen und Tätigkeiten gegliedert regelmäßige und unregelmäßige Aktivitäten abdecken, soziale und personenbezogene Faktoren berücksichtigen und für historische Ereignisse abgeschlossene Maßnahmen ausweisen. Diese Unterlage ist am wichtigsten, da sich die erste Auditrunde in der Regel darum dreht.
Zweitens: Nachweise der Consultation und Beteiligung der Beschäftigten. Mindestens mehrere konkrete und belegbare Vorgänge sollten dokumentiert sein, nicht lediglich eine Namensliste der Mitarbeitervertretung. Diese Unterlagen lassen sich am schwierigsten kurzfristig erstellen, da die entsprechenden Vorgänge tatsächlich stattgefunden haben müssen.
Drittens: Unterlagen zur Steuerung von Beschaffung, Auftragnehmern und Outsourcing. Dazu gehören Qualifikation und Arbeits- und Gesundheitsschutzstatus der Subunternehmer, die Bedingungen für den Zutritt zu Standorten sowie Regelungen zur Rückführung von Ereignisinformationen. Diese Unterlagen entsprechen genau den Punkten, bei denen Druckereien in Audits am häufigsten unter Druck geraten, weil die meisten Outsourcing-Verträge solche Regelungen nicht enthalten.
Sind diese drei Unterlagen vorbereitet, lässt sich das übrige System bei der Prüfung meist direkt im Betrieb erläutern.
Ein Rat an Kunden
Zum Thema Arbeits- und Gesundheitsschutz möchten wir unseren Kunden vor allem eines sagen: „Erwerben Sie zunächst kein Zertifikat, sondern erstellen Sie diese drei Unterlagen.“
Der Kunde fragt: „Ohne Zertifikation erkennt uns der Kunde dann nicht an?“
Wir antworten: „Doch. Genau deshalb empfehlen wir diese drei Unterlagen. Sie bilden die Grundlage der Zertifizierung. Sind sie erstellt, bescheinigt die Zertifizierung lediglich einen bereits vorhandenen Zustand. Erwerben Sie umgekehrt zuerst das Zertifikat, bleibt die Prüfung bei Detailfragen ohne Antwort, und Sie haben doppelte Kosten.“
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Häufige Fragen
Kann eine Druckerei einen Auftrag annehmen, wenn der Kunde eine Prüfung nach ISO 45001 verlangt, obwohl kein Zertifikat vorhanden ist?
In den meisten Fällen ja, weil ISO 45001 auf den Prüflisten der meisten Kunden ein Zusatzpunkt und kein automatisches Ausschlusskriterium ist. Ein tatsächlicher Ausschlussgrund sind meist Prüfungen nach BSCI, das Verbot nächtlicher Produktion während des Werksaudits oder blockierte Fluchtwege. Dabei sind zwei Fragen zu unterscheiden: Die Auftragsannahme hängt davon ab, ob der Kunde ein fehlendes Zertifikat akzeptiert. Die Fortsetzung der Geschäftsbeziehung hängt davon ab, ob bei der ersten Prüfung eine wesentliche Nichtkonformität wegen des fehlenden Managementsystems festgestellt wird, was die Bewertung im Folgejahr beeinflussen kann. Wir empfehlen, zuerst die wesentlichen Nachweise zu ergänzen, beim ersten Audit den Aufbauzustand offen darzulegen und eine Frist zur Nachbesserung zu vereinbaren, statt unvorbereitet anzunehmen.
Welche Beziehung besteht zwischen ISO 45001 und ISO 14001? Ist die Einführung beider Systeme sehr aufwendig?
Beide Normen verwenden dieselbe High-Level-Struktur für Managementsysteme der ISO. Ihr Grundaufbau ist weitgehend identisch, beide folgen PDCA und verfügen über eine ähnliche Dokumentenstruktur: Abschnitt 4 Organisation, 5 Führung, 6 Planung, 7 Unterstützung, 8 Betrieb, 9 Leistungsbewertung und 10 Verbesserung. Für Druckereien liegt der praktische Vorteil darin, gemeinsame Verfahrensanweisungen und Aufzeichnungsformulare zu verwenden. Die Inhalte lassen sich jedoch nicht unmittelbar übernehmen: Im Mittelpunkt von ISO 14001 stehen Umweltaspekte und rechtliche Verpflichtungen, während ISO 45001 die Gefährdungsbeurteilung und die Leistung im Arbeits- und Gesundheitsschutz behandelt. Die Planungsanforderungen in Abschnitt 6.1 unterscheiden sich, sodass beide Systeme eigene Dokumente benötigen.
Wie weit müssen consultation und Beteiligung der Beschäftigten praktisch umgesetzt werden?
Die Norm schreibt keine bestimmte Teilnehmerzahl, Häufigkeit oder Formularstruktur vor. Sie verlangt einen Prozess, in dem consultation und Beteiligung tatsächlich stattfinden, sowie Nachweise. Auditoren prüfen dies üblicherweise auf drei Wegen: durch Einsicht in Aufzeichnungen wie Gefährdungsmeldungen, abgeschlossene Maßnahmen und Besprechungsprotokolle; durch Mitarbeiterinterviews darüber, ob sie aktuelle Veränderungen in der Produktion kennen, Vorschläge einbringen können und diese tatsächlich bearbeitet werden; sowie durch Prüfung, ob eine Gewerkschaft oder Mitarbeitervertretung vorhanden ist und in den Verfahren ausdrücklich verankert wurde. Die kostengünstigste Umsetzung besteht darin, gemeldete Gefährdungen tatsächlich bis zum Abschluss zu bearbeiten und monatlich die Zahl der Meldungen, die Anzahl der beteiligten Personen und die Abschlussquote zu erfassen. Diese drei Kennzahlen belegen die Beteiligung.
Wer trägt die Verantwortung, wenn nach der Auslagerung eines Arbeitsgangs ein Arbeitsunfall oder ein Problem im Arbeits- und Gesundheitsschutz auftritt?
Rechtlich richtet sich die Zuordnung nach dem Beschäftigungsverhältnis und der Verantwortung für die Gefahrenbereichsgestaltung. Eine vertragliche Regelung kann gegenüber Dritten nicht wirksam entgegenstehen, und bei einer Unfalluntersuchung wird nicht ausschließlich der Vertrag berücksichtigt. Klar geregelte Vertragsbestimmungen können die Druckerei bei der konkreten Verantwortungszuordnung und Nachbesserung jedoch deutlich entlasten. Festzulegen sind mindestens die Qualifikation und der Arbeits- und Gesundheitsschutzstatus des Auftragnehmers, die Schutzmaßnahmen und Notfallausstattung für eigene Mitarbeiter im Gelände des Auftragnehmers sowie die Informationsfrist bei Unfällen oder schwerwiegenden Gefährdungen und das Recht zur Überprüfung. Fehlen diese drei Abschnitte, befindet sich die Druckerei nach einem Ereignis in der ungünstigsten Position, weil sie weder ihre Steuerungspflichten nachweisen noch die Umstände vor Ort belegen kann.
Wie detailliert muss die Gefährdungsbeurteilung sein? Führt eine größere Detailtiefe nicht zu mehr Nichtkonformitäten durch die Auditoren?
Das Gegenteil ist der Fall. Die Norm verlangt einen fortlaufenden und proaktiven Prozess zur Ermittlung von Gefährdungen. Je konkreter und arbeitsnah die Dokumentation ist, desto eher kann ein Auditor bestätigen, dass der Prozess tatsächlich betrieben wird. Problematisch ist eine Liste, die sämtliche Anlagen der Halle aufführt, bei jedem Risiko lediglich „Verletzungsgefahr“ und bei allen Maßnahmen „Schulung verstärken“ nennt. Für Auditoren gilt eine solche Darstellung faktisch als fehlende Beurteilung, weil konkrete Gefährdungen, unregelmäßige Tätigkeiten und die Auswertung historischer Ereignisse fehlen und die geforderte Berücksichtigung der Arbeitsorganisation, sozialer Faktoren und personenbezogener Faktoren nicht erkennbar ist. Detaillierte Angaben erfordern zugleich umsetzbare Maßnahmen, da nicht realisierte Maßnahmen wiederum eine eigene Nichtkonformität darstellen können.
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