포장 견적서에서 읽히지 않는 용어들: 셋업비, 예비 수량, 손실률은 누구의 위험을 대신 지는가

지난해 생활용품 브랜드의 젊은 구매 담당자가 견적서 세 장을 들고 찾아왔다. 도무지 비교가 안 된다는 것이었다. A사는 단가가 가장 낮은데 아래에 "셋업비 별도"라는 한 줄이 있었고, B사는 단가가 조금 높지만 판비와 셋업 포함이라고 명시했으며, C사는 아예 총액만 적어 보냈다. 그의 질문은 이랬다. "이 셋 중에 대체 어디가 싼 건가요?"

좋은 질문이다. 이것은 산수 문제가 아니기 때문이다. 포장 견적서의 그 용어들은 본질적으로 위험을 나누는 장치다. 기계를 세팅하는 고정비를 누가 부담하는가, 수량 변동을 누가 떠안는가, 잘못 만든 몫을 누가 지는가. 이 셋을 이해하는 편이 단가 소수점 둘째 자리를 놓고 다투는 것보다 훨씬 유용하다.

셋업비: 불확실한 시작에 대한 대가

옵셋 기계가 앞 작업에서 당신의 작업으로 넘어갈 때 롤러를 씻고 판을 갈고 물과 잉크의 균형을 잡고 견장을 맞춘다. 그동안 기계는 돌고 사람은 움직이고 종이는 줄지만 양품은 한 장도 나오지 않는다. 이 비용은 3천 개를 찍든 3만 개를 찍든 같은 고정비다. 셋업비는 그 부분을 따로 떼어 청구하는 것이다.

따라서 논리는 분명하다. 수량이 적을수록 상자 한 개에 실리는 셋업비가 커진다. 같은 상자인데 3천 개 단가가 3만 개의 두 배를 넘기도 하는 이유다. 많은 구매 담당은 공급사가 소량 주문을 홀대한다고 느끼지만, 실제로는 이 고정비 구간이 작동하는 것이다.

그렇다면 셋업비는 협상이 되나. 경우에 따라 다르다. 규격 치수, 일반 용지, 4도이고 다른 작업과 함께 걸 수 있다면 압축 여지가 분명히 있다. 셋업 원가가 여러 건에 분담되기 때문이다. 반대로 별색 두 가지, 특수지, 단독으로 기계를 세워야 하는 작업이라면 깎은 만큼은 반드시 다른 데서 되돌아온다. 가장 흔한 것은 손실률에서의 회수, 아니면 종이 평량에서의 조정이다.

예비 수량: 가장 손해 보기 쉬운 용어

예비 수량은 납품 수량을 맞추기 위해 계획 수량에 더해 투입하는 몫이다. 업계에서는 인쇄 예비와 후가공 예비로 나누는데, 앞은 셋업과 인쇄 중의 파지, 뒤는 타발, 박, 합지, 성형 각 공정의 손실이다.

핵심은 계약서 문구이고, 크게 두 가지가 있으며 차이가 작지 않다. 하나는 "실제 납품 수량으로 정산, ±3% 과부족 허용"이다. 즉 9,700개가 올 수도 10,300개가 올 수도 있고 실수량으로 정산하는 형태로, 위험은 대체로 발주 측에 있다. 초과분은 지불해야 하고 부족하면 스스로 메워야 한다. 다른 하나는 "10,000개 이상 납품 보장, 초과분 무상"이다. 이 경우 위험은 공급 측에 있고 예상 예비 수량을 단가에 반영해 온다.

어느 쪽이 절대적으로 낫다고 할 수 없지만, 자신이 어느 쪽에 서명했는지는 반드시 알아야 한다. 한 고객이 크게 한 번 데였다. 계약은 과부족 ±5%였고 판촉용 상자 5만 개를 발주했는데 52,300개가 들어왔다. 초과 2,300개를 단가로 지불했지만 판촉 사은품은 5만 세트만 준비되어 있어 나머지는 2년간 창고에 쌓였다. 이후 그는 계약에 한 문장을 넣었다. 초과분은 사전 서면 확인을 거친 뒤에만 정산한다. 이 한 줄로 그 뒤로는 같은 문제가 없었다.

손실률: 공급사가 자기 공정에 얼마나 자신 있는지가 드러난다

손실률이 높다고 해서 반드시 공급사가 부당한 것은 아니고, 그 작업이 실제로 어려운 경우도 있다. 공정이 겹치면 손실은 곱셈이 된다. 인쇄 97%, 박 96%, 타발 98%, 합지 95%면 통틀어 87%에 못 미친다. 공정이 많고 정밀할수록 손실률이 높은 것은 물리적 필연이다.

그러니 합지 상자 견적에 손실률 12%가 적혀 있어도 곧바로 깎지 말고 한마디 물어보라. 어느 공정이 대부분을 차지하느냐고. 솔직한 공급사라면 박 면적이 크고 접이선에 가까워 그쪽에서 주로 나온다고 답한다. 그러면 설계에서 위치를 옮길 수 있는지 되물을 수 있다. 이런 대화는 실제로 비용을 낮추지만, 힘으로 밀어붙이는 가격 협상은 낮추지 못한다.

반대로 손이 많이 가는 작업인데 손실률이 유난히 낮게 적힌 견적은 오히려 경계해야 한다. 해 본 적이 없어 계산이 안 된 것이라면 중간에 추가 청구가 오고, 그게 아니라면 품질 기준을 낮춰 밀어붙일 작정이어서 색이나 견장이 조금 어긋난 것도 양품으로 보내 온다.

판비와 목형비: 한 번인가, 반복인가

판비는 CTP 출력 비용으로 도수와 판형에 따라 정해지며 4도면 판 4장이다. 목형비는 타발 칼을 제작하는 비용으로 상자 구조의 복잡도와 치수에 좌우된다. 둘 다 일회성이지만 계약에 넣어야 할 세부가 두 가지 있다.

첫째, 재주문 때 다시 청구하는가. CTP 판은 소모품이라 인쇄가 끝나면 사실상 폐기되므로 재주문 시 다시 출력하는 것은 합리적이다. 목형은 재사용이 가능하므로 재주문에 전액을 다시 청구해서는 안 되고 보관비나 수정비 정도가 타당하다. 재주문마다 목형비를 전액 청구하는 공급사도 있으니 미리 확인해야 한다.

둘째, 목형은 누구 것인가. 목형비를 지불했다면 소유권과 실물 귀속을 명시해야 한다. 나중에 공급사를 바꿀 때 목형을 가져갈 수 있는가. 고객이 비용을 부담한 목형은 고객에게 귀속되는 것이 일반적이지만, 문구가 없으면 "목형은 저희가 보관 중이라 반출은 별도"라는 말에 끌려다니게 된다.

여러 견적을 한 줄에 세우는 법

내가 권하는 것은 투박하지만 효과적인 방법이다. 모든 공급사에게 같은 양식으로 제출하게 하고 단가, 셋업비, 판비, 목형비, 손실 또는 예비 수량 규정, 운임과 포장 형태의 여섯 항목을 나란히 적게 한다. 그런 다음 "입고 총액 ÷ 실제 사용 가능 수량"을 스스로 계산한다. 납품 수량이 아니라 사용 가능 수량이라는 점이 핵심이다. 과부족 규정 때문에 쓸 수 없는 물량이 들어온다면 그만큼 빼야 한다.

자주 빠뜨리는 항목이 외장 상자와 파렛트다. 표준 외장이 포함된 견적도 있고 나체 상태로 보내는 견적도 있는데, 입고 후 직접 재포장하는 창고 인건비는 아무도 계산하지 않는다.

그 구매 담당자는 이 표로 세 곳에 다시 물었고, 결과는 처음의 직감과 정반대였다. 단가가 가장 낮던 A사가 셋업비와 과부족 규정 때문에 입고 총액에서는 가장 비쌌다. 그는 이렇게 말했다. "문제는 그쪽이 불분명하게 쓴 게 아니라 제가 계속 다른 걸 비교하고 있었던 거네요."

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